Wie führt man Künstliche Intelligenz in einem Unternehmen ein? Ein praxisorientierter Leitfaden Schritt für Schritt

Wie führt man Künstliche Intelligenz in einem Unternehmen ein? Ein praxisorientierter Leitfaden Schritt für Schritt

Immer mehr Unternehmen möchten Künstliche Intelligenz in ihre täglichen Abläufe integrieren.

Dennoch beginnen viele mit der falschen Frage.

Anstatt zu fragen:

„Welches KI-Tool sollten wir einsetzen?“

Sollte die eigentliche Frage lauten:

Welches Problem unseres Unternehmens möchten wir lösen?

Künstliche Intelligenz schafft keinen Mehrwert, nur weil sie eingesetzt wird.

Sie schafft Mehrwert, wenn sie dabei hilft, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, Prozesse zu beschleunigen, den Kundenservice zu verbessern oder Teams dabei unterstützt, bessere Entscheidungen zu treffen.

Mit anderen Worten:

Die Einführung von KI bedeutet nicht, mehr Technologie einzusetzen.

Es bedeutet, Technologie die wiederkehrenden Aufgaben übernehmen zu lassen, damit sich Menschen auf Tätigkeiten konzentrieren können, die wirklich Wert schaffen.

Wenn Sie noch nicht wissen, welche Prozesse sich besonders gut für eine Automatisierung eignen, empfehlen wir zunächst unseren Leitfaden Welche Unternehmensprozesse lassen sich mit KI automatisieren?.

Dort zeigen wir die häufigsten Anwendungsfälle aus der Praxis.

In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Künstliche Intelligenz erfolgreich in Ihrem Unternehmen einführen, typische Fehler vermeiden und Projekte auswählen, die bereits in den ersten Wochen messbare Ergebnisse liefern können.

Die häufigsten Fehler bei der Einführung von KI

Die Technologie ist bereit.

Was meist fehlt, ist die richtige Strategie.

Dies sind die häufigsten Fehler, die wir beobachten, wenn Unternehmen ihre ersten KI-Projekte starten.

Mit dem Tool statt mit dem Problem beginnen

Oft hört man Aussagen wie:

• „Wir möchten ChatGPT einsetzen.“
• „Wir brauchen einen Chatbot.“
• „Wir wollen einen KI-Agenten entwickeln.“
• „Wir möchten WhatsApp automatisieren.“

Doch kein Werkzeug löst ein Unternehmensproblem von allein.

Bevor über Technologie gesprochen wird, sollte zunächst verstanden werden, wie das Unternehmen tatsächlich arbeitet.

Erst dann lässt sich entscheiden, welche Lösung sinnvoll ist.

Das Werkzeug ist die Konsequenz.

Es sollte niemals der Ausgangspunkt sein.

Das gesamte Unternehmen auf einmal automatisieren wollen

Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, das gesamte Unternehmen mit einem einzigen Großprojekt transformieren zu wollen.

Die Praxis zeigt jedoch, dass kleinere Projekte mit klar definierten Zielen deutlich erfolgreicher sind.

Eine Automatisierung, die jede Woche mehrere Arbeitsstunden einspart, schafft Vertrauen im Team.

Dieses Vertrauen erleichtert spätere, größere Projekte erheblich.

Die Mitarbeitenden nicht einbeziehen

Die größten Experten für einen Prozess sitzen selten in der IT-Abteilung.

Es sind die Menschen, die diese Arbeit jeden Tag erledigen.

Sie wissen:

• wo Fehler entstehen;
• welche Aufgaben sich ständig wiederholen;
• welche Informationen fehlen;
• wodurch Verzögerungen entstehen;
• welche Abläufe besonders frustrierend sind.

Wer sein Team bereits vor der Automatisierung einbezieht, vermeidet viele Probleme im späteren Projektverlauf.

Keine konkreten Ziele definieren

„Wir möchten KI einsetzen.“

Das ist kein Ziel.

Ein konkretes Ziel könnte sein:

• den administrativen Aufwand um 40 % reduzieren;
• Kundenanfragen innerhalb von fünf Minuten beantworten;
• manuelle Fehler verringern;
• den Vertriebsprozess verbessern;
• den Zeitaufwand für die Dokumentenklassifizierung reduzieren.

Je konkreter das Ziel formuliert wird, desto einfacher lässt sich der Projekterfolg messen.

Ergebnisse nicht messen

Viele Unternehmen führen KI-Lösungen ein, ohne vorher Kennzahlen festzulegen.

Irgendwann stellt sich dann zwangsläufig die Frage:

„Hat sich das überhaupt gelohnt?“

Ohne Ausgangswerte lässt sich diese Frage nicht beantworten.

Vor Projektbeginn sollten unter anderem folgende Werte erfasst werden:

• durchschnittlicher Zeitaufwand pro Aufgabe;
• Anzahl der Fehler oder Vorfälle;
• durchschnittliche Reaktionszeit;
• administrativer Aufwand;
• Kundenzufriedenheit;
• verlorene Verkaufschancen.

Nur so lässt sich später der tatsächliche Mehrwert objektiv bewerten.

Schritt 1. Wiederkehrende Prozesse identifizieren

Der beste Einstieg besteht nicht darin, nach KI-Tools zu suchen.

Sondern darin, die täglichen Arbeitsabläufe im Unternehmen genau zu beobachten.

Fragen Sie sich:

• Welche Aufgaben erledigen wir jeden Tag?
• Was kostet besonders viel Zeit?
• Wo müssen Daten zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden?
• Welche Fragen werden ständig gestellt?
• Welche Tätigkeiten sind rein mechanisch?

In den meisten Unternehmen finden sich schnell mehrere geeignete Kandidaten.

Zum Beispiel:

• häufig gestellte Kundenfragen beantworten;
• Daten im CRM erfassen;
• Informationen zwischen Anwendungen übertragen;
• Formulare klassifizieren;
• Dokumente prüfen;
• Berichte erstellen;
• Erinnerungen versenden;
• Termine bestätigen;
• Vertriebsnachfassaktionen durchführen.

Je häufiger sich eine Aufgabe wiederholt, desto größer ist in der Regel der Nutzen einer Automatisierung.

Schritt 2. Nach geschäftlichem Nutzen priorisieren

Sobald mehrere geeignete Prozesse identifiziert wurden, stellt sich die nächste Frage:

Womit beginnen wir?

Die Antwort sollte nicht lauten:

„Mit dem modernsten Projekt.“

Sondern:

„Mit dem Projekt, das den größten geschäftlichen Nutzen bringt.“

Dabei sollten zwei Faktoren berücksichtigt werden.

Geschäftlicher Nutzen

Hilfreiche Fragen sind:

• Wie viele Stunden werden dafür aufgewendet?
• Wie viele Mitarbeitende sind beteiligt?
• Wie viele Fehler entstehen dabei?
• Hat der Prozess direkten Einfluss auf Kunden?
• Verursacht er Verzögerungen?

Je größer der Einfluss auf das Unternehmen, desto höher ist das Potenzial einer Automatisierung.

Aufwand der Umsetzung

Ebenso wichtig ist die Frage:

• Müssen bestehende Systeme angepasst werden?
• Gibt es technische Abhängigkeiten?
• Ist der Prozess ausreichend dokumentiert?
• Sind organisatorische Veränderungen notwendig?

Die besten Einstiegsprojekte kombinieren einen hohen geschäftlichen Nutzen mit einem überschaubaren Implementierungsaufwand.

Sie sind vielleicht nicht die spektakulärsten Projekte.

Aber sie liefern oft am schnellsten sichtbare Ergebnisse.

Schritt 3. Die richtige Technologie auswählen

Ein weit verbreiteter Irrtum lautet:

Jedes Automatisierungsprojekt benötigt Künstliche Intelligenz.

Das stimmt nicht.

Viele Herausforderungen lassen sich bereits mit klassischer Automatisierung lösen.

Zum Beispiel:

• Daten zwischen Anwendungen übertragen;
• automatische E-Mails versenden;
• Aufgaben erstellen;
• Datensätze aktualisieren;
• Benachrichtigungen versenden;
• Datenbanken synchronisieren.

Künstliche Intelligenz entfaltet ihren Mehrwert dort, wo Informationen interpretiert werden müssen.

Zum Beispiel:

• E-Mails verstehen;
• Dokumente zusammenfassen;
• Anfragen klassifizieren;
• Fragen beantworten;
• Nutzerabsichten erkennen;
• Inhalte generieren;
• Gespräche analysieren.

Die passende Technologie auszuwählen sorgt für einfachere Projekte, geringere Kosten und bessere Ergebnisse.

Schritt 4. Den Prozess vor der Automatisierung entwerfen

Einer der größten Fehler besteht darin, eine Automatisierung zu entwickeln, ohne den eigentlichen Geschäftsprozess vollständig verstanden zu haben.

Bevor technische Lösungen entwickelt werden, sollten folgende Fragen beantwortet werden:

• Wer startet den Prozess?
• Welche Informationen fließen ein?
• Welche Systeme sind beteiligt?
• Welche Entscheidungen müssen getroffen werden?
• Welche Ausnahmen gibt es?
• Wann muss ein Mensch eingreifen?
• Was passiert, wenn Informationen fehlen?

Die Technologie muss sich an den Prozess anpassen.

Nicht umgekehrt.

Deshalb beginnt bei CIVIA jedes KI-Projekt mit einer detaillierten Analyse der bestehenden Arbeitsabläufe, bevor überhaupt über konkrete Technologien gesprochen wird.

Schritt 5. Mit einem Pilotprojekt beginnen

Sobald der Prozess definiert wurde, ist es Zeit für die Umsetzung.

Die Empfehlung ist einfach:

Versuchen Sie nicht, Ihr gesamtes Unternehmen auf einmal zu automatisieren.

Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt.

Ein Pilotprojekt hilft dabei zu überprüfen,

• ob die Automatisierung wie geplant funktioniert;
• ob die Mitarbeitenden sie problemlos annehmen;
• ob unvorhergesehene Situationen auftreten;
• ob tatsächlich Zeit eingespart wird.

Ein kleineres Projekt ermöglicht es außerdem, Anpassungen schnell vorzunehmen und den Nutzen nachzuweisen, bevor die Lösung auf weitere Bereiche ausgeweitet wird.

In vielen Unternehmen bildet genau dieses erste erfolgreiche Projekt den Ausgangspunkt für die weitere digitale Transformation.

Schritt 6. Ergebnisse messen

Künstliche Intelligenz sollte messbaren geschäftlichen Nutzen liefern.

Deshalb müssen die Ergebnisse überprüft werden.

Typische Kennzahlen sind:

• durchschnittliche Reaktionszeit;
• eingesparte Verwaltungsstunden;
• Verringerung manueller Fehler;
• Anzahl automatisch bearbeiteter Anfragen;
• Kundenzufriedenheit;
• zurückgewonnene Verkaufschancen;
• Produktivität der Teams.

Es ist nicht notwendig, dutzende Kennzahlen zu verfolgen.

Einige wenige aussagekräftige KPIs reichen aus, um zu beurteilen, ob das Projekt seine Ziele erreicht.

Weniger Berichte.

Mehr verwertbare Erkenntnisse.

Welche Prozesse eignen sich besonders für den Einstieg?

Jedes Unternehmen ist anders.

Dennoch gibt es einige Bereiche, in denen KI häufig sehr schnell einen messbaren Nutzen bringt.

Kundenservice

Die automatische Beantwortung häufig gestellter Fragen, die Klassifizierung von Anfragen und die Weiterleitung komplexer Fälle an die richtigen Mitarbeitenden gehören zu den Projekten mit dem schnellsten Return on Investment.

Mehr dazu erfahren Sie in unserem Leitfaden:

👉 KI im Kundenservice: Was sollte automatisiert werden und was nicht?

WhatsApp Business

Viele Unternehmen erhalten täglich Dutzende oder sogar Hunderte von WhatsApp-Nachrichten.

Die Automatisierung der ersten Antwort, das Erfassen relevanter Informationen und die Unterstützung des Vertriebs verbessern sowohl die Kundenerfahrung als auch die Effizienz der Mitarbeitenden.

Mehr dazu lesen Sie hier:

👉 WhatsApp Business mit KI: Kundenservice, Vertrieb und Nachverfolgung automatisieren

Verwaltungsprozesse

Zum Beispiel:

• Dokumente klassifizieren;
• Formulare prüfen;
• Daten erfassen;
• Vorgänge verwalten.

Gerade in diesen Bereichen kann KI einen großen Teil der monotonen Verwaltungsarbeit übernehmen, ohne bestehende Arbeitsweisen grundlegend zu verändern.

Vertrieb

Künstliche Intelligenz kann den Vertrieb unterstützen, indem sie:

• neue Leads automatisch erfasst;
• Verkaufschancen priorisiert;
• automatische Antworten versendet;
• Erinnerungen erstellt;
• CRM-Systeme aktualisiert.

Eine gut geplante Automatisierung reduziert verlorene Verkaufschancen und verbessert die Organisation des Vertriebsteams.

Marketing

Auch Marketingteams profitieren von KI, beispielsweise bei:

• der Erstellung von Inhalten;
• der Qualifizierung von Leads;
• der Automatisierung von Kampagnen;
• der Beantwortung von Kundenanfragen;
• der Personalisierung von Kommunikation.

Immer mit klar definierten Zielen und angemessener menschlicher Kontrolle.

Welche Prozesse sollten zunächst nicht automatisiert werden?

Zur erfolgreichen Einführung von KI gehört auch zu wissen, wann man auf Automatisierung verzichten sollte.

Einige Prozesse eignen sich nicht für den Einstieg.

Zum Beispiel:

• schlecht dokumentierte Abläufe;
• rechtliche Entscheidungen;
• komplexe Beschwerden;
• schwierige Vertragsverhandlungen;
• Prozesse mit unzuverlässigen Daten;
• Arbeitsabläufe, die sich ständig verändern.

KI kann diese Prozesse unterstützen.

Sie sollte jedoch nicht die menschliche Entscheidungsfähigkeit ersetzen, wenn wichtige Bewertungen erforderlich sind.

Wie CIVIA Sie unterstützen kann

Bei CIVIA unterstützen wir Unternehmen und öffentliche Organisationen dabei, Künstliche Intelligenz praxisnah und ergebnisorientiert einzuführen.

Wir beginnen nicht mit der Frage, welches KI-Tool Sie einsetzen möchten.

Wir beginnen damit, Ihr Unternehmen zu verstehen.

Wir analysieren:

• wo Zeit verloren geht;
• welche Aufgaben die meisten Fehler verursachen;
• wo Engpässe entstehen;
• welche Tätigkeiten sich ständig wiederholen;
• welche Systeme bereits genutzt werden;
• welche Prozesse sinnvoll automatisiert werden können, ohne die Kontrolle zu verlieren.

Auf dieser Grundlage entwickeln wir maßgeschneiderte Lösungen.

Von intelligenten Assistenten über interne Prozessautomatisierung bis hin zur Integration von WhatsApp Business, Vertriebsautomatisierung, Kundenservice und Dokumentenmanagement.

Unser Ziel besteht nicht darin, mehr Technologie einzuführen.

Unser Ziel ist es, dass Technologie die wiederkehrende Arbeit übernimmt, damit sich Menschen auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.

Fazit: KI beginnt bei den Prozessen – nicht bei den Tools

Viele Unternehmen glauben, dass die Einführung von Künstlicher Intelligenz lediglich den Kauf neuer Software bedeutet.

Die Realität sieht anders aus.

Erfolgreiche KI-Projekte beginnen damit, die eigenen Prozesse genau zu verstehen.

Anschließend werden wiederkehrende Aufgaben identifiziert.

Die Projekte mit dem größten Nutzen priorisiert.

Ein Pilotprojekt gestartet.

Und erst danach wird die passende Technologie ausgewählt.

Niemand muss sein gesamtes Unternehmen über Nacht transformieren.

Entscheidend ist, mit dem richtigen Prozess zu beginnen.

Dieser erste Erfolg bildet häufig die Grundlage für alle weiteren Automatisierungsprojekte.

Häufig gestellte Fragen zur Einführung von Künstlicher Intelligenz in Unternehmen

Was ist der erste Schritt bei der Einführung von KI?

Zunächst sollten bestehende Prozesse analysiert werden, um wiederkehrende Aufgaben, Engpässe und zeitaufwendige Tätigkeiten zu identifizieren. Erst danach sollte über Technologie entschieden werden.

Müssen bestehende Systeme ersetzt werden?

Nein.

Die meisten KI-Lösungen lassen sich problemlos in vorhandene CRM-, ERP-, E-Mail-, WhatsApp-Business- oder interne Systeme integrieren.

Wie lange dauert ein KI-Projekt?

Das hängt vom Umfang ab. Viele Pilotprojekte können jedoch innerhalb weniger Wochen umgesetzt werden, wenn Ziele und Prozesse klar definiert sind.

Welche Unternehmen profitieren von KI?

Nahezu jedes Unternehmen oder jede öffentliche Organisation, die Informationen verarbeitet, Kunden betreut oder wiederkehrende Aufgaben ausführt, kann von Automatisierung und Künstlicher Intelligenz profitieren.

Ersetzt KI Mitarbeitende?

Nicht unbedingt.

In den meisten Fällen übernimmt KI monotone und wiederkehrende Tätigkeiten, sodass sich Mitarbeitende auf Entscheidungen, Kreativität und persönliche Betreuung konzentrieren können.

Woran erkennt man den Erfolg eines KI-Projekts?

Durch den Vergleich von Kennzahlen vor und nach der Einführung, beispielsweise Zeitersparnis, weniger Fehler, kürzere Reaktionszeiten, höhere Kundenzufriedenheit und bessere Produktivität.

Weitere Leitfäden zur Künstlichen Intelligenz für Unternehmen

Wenn Ihnen dieser Artikel gefallen hat, empfehlen wir Ihnen auch diese praxisnahen Leitfäden:

• Welche Unternehmensprozesse lassen sich mit KI automatisieren?
• WhatsApp Business mit KI: Kundenservice, Vertrieb und Nachverfolgung automatisieren
• KI im Kundenservice: Was sollte automatisiert werden und was nicht?

Gemeinsam bilden diese Leitfäden einen praxisnahen Fahrplan für die schrittweise Einführung von Künstlicher Intelligenz in Ihrem Unternehmen.

Möchten Sie herausfinden, wo KI in Ihrem Unternehmen den größten Nutzen bringen kann?

Bei CIVIA analysieren wir Ihre bestehenden Arbeitsabläufe und helfen Ihnen dabei, die Prozesse zu identifizieren, bei denen Künstliche Intelligenz den größten Mehrwert schafft – ohne Ihre Organisation unnötig zu verkomplizieren.

Wir beginnen nicht mit der Technologie.

Wir beginnen mit Ihren Prozessen.

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