Política de privacidad

CIVIA COMUNICACIONES INTELIGENTES S.L. es responsable de los tratamientos relacionados con esta web, las solicitudes de información, los contactos comerciales y la administración de sus servicios.

NIF/CIF: B88672761

Domicilio: Calvo Sotelo 37, Mocejón, 45270, Toledo, España

Email: info@civiaia.com

Cuando una persona utiliza un canal de WhatsApp o un asistente de IA ofrecido por un ayuntamiento, una empresa u otra organización cliente, esa organización determina la finalidad y la base jurídica del tratamiento y actúa como responsable. CIVIA presta el servicio como encargado del tratamiento, siguiendo sus instrucciones documentadas y el contrato correspondiente.

Esta política no sustituye el aviso de privacidad de cada cliente ni constituye una autorización general para que CIVIA trate los datos de las personas que usan esos canales.

En la web y los contactos de CIVIA podemos tratar datos identificativos y de contacto, empresa u organización, contenido de la consulta, preferencias de comunicación y datos técnicos de navegación o seguridad.

En los servicios prestados a clientes, y solo según la configuración e instrucciones de cada responsable, pueden tratarse:

• Identificadores y datos de contacto asociados al canal, como el número de teléfono y el nombre de perfil.

• Contenido de mensajes, respuestas y datos aportados voluntariamente durante la conversación.

• Metadatos operativos, como fecha, hora, identificadores de mensaje, estado de entrega e información necesaria para mantener el contexto y la trazabilidad.

• Notas de voz, transcripciones, documentos u otros archivos cuando esas funciones estén habilitadas.

• Registros técnicos y de seguridad necesarios para prevenir abusos, investigar incidencias y mantener el servicio.

No deben enviarse datos especialmente sensibles si no son necesarios para la consulta y el responsable del canal no los ha solicitado expresamente.

CIVIA trata los datos de su web y sus contactos para responder solicitudes, preparar propuestas, gestionar relaciones profesionales o precontractuales, mantener la seguridad y mejorar el funcionamiento del sitio. Las comunicaciones comerciales solo se realizan cuando existe una base jurídica válida.

En los servicios de WhatsApp e IA, los datos se usan para recibir y entregar mensajes, comprender la consulta, localizar información autorizada, generar una respuesta asistida por IA, derivar la conversación a una persona cuando corresponda, mantener la continuidad del servicio y aportar trazabilidad al responsable.

Una respuesta generada por IA puede contener errores y no sustituye un acto administrativo, una resolución oficial ni el criterio de una persona profesional. Cuando la consulta lo requiera, debe confirmarse la información en el canal oficial o con el equipo responsable.

CIVIA no utiliza las conversaciones tratadas por cuenta de sus clientes para fines propios incompatibles con las instrucciones recibidas.

Para los tratamientos propios de CIVIA, la base jurídica puede ser el consentimiento, la aplicación de medidas precontractuales, la ejecución de una relación contractual, el cumplimiento de obligaciones legales o el interés legítimo, según el contexto y con las garantías aplicables.

En los canales de clientes, la organización responsable determina e informa de la base jurídica. En el ámbito municipal puede apoyarse, según el servicio concreto, en el cumplimiento de una obligación legal o en una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos. CIVIA no sustituye esa decisión ni solicita un consentimiento general en nombre del ayuntamiento.

Para operar la web, CIVIA utiliza proveedores tecnológicos de alojamiento, gestión de contenidos, correo, agenda y analítica, entre ellos Vercel, Sanity, Resend, Calendly y Amplitude, cuando la función correspondiente está habilitada.

Para prestar los servicios conversacionales pueden intervenir Meta Platforms, mediante WhatsApp Business Platform; Google Cloud, para infraestructura y almacenamiento; y OpenAI, para funciones de inteligencia artificial. Cada despliegue puede activar solo una parte de estos servicios o incorporar otros subencargados autorizados por el cliente.

Los datos no se venden. Solo se comunican cuando lo exige la ley o cuando resulta necesario para prestar el servicio, bajo las condiciones contractuales y de confidencialidad aplicables.

Algunos proveedores pueden tratar o permitir el acceso a datos desde países situados fuera del Espacio Económico Europeo. Cuando sea aplicable, estas transferencias se amparan en una decisión de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otra garantía reconocida por la normativa de protección de datos.

La ubicación, los proveedores y las garantías concretas de cada servicio se documentan con la organización responsable y pueden solicitarse a través de esta o de CIVIA.

Los datos tratados por CIVIA para sus propias finalidades se conservan mientras sean necesarios para atender la solicitud o mantener la relación y, después, durante los plazos exigidos para cumplir obligaciones legales o atender posibles responsabilidades.

En los servicios prestados a clientes, el plazo depende de las instrucciones y la política de conservación definida por cada responsable. Al finalizar el servicio, CIVIA devuelve o suprime los datos según el contrato, salvo que exista una obligación legal de conservarlos. Las copias de seguridad y los registros técnicos se eliminan o anonimizan conforme a sus ciclos operativos documentados.

CIVIA aplica medidas técnicas y organizativas proporcionadas al riesgo, entre ellas control de acceso por funciones, gestión separada de credenciales, cifrado en tránsito, aislamiento por cliente, registro de operaciones, copias de seguridad y procedimientos de gestión de incidencias.

El acceso se limita al personal y a los proveedores que lo necesitan para prestar o mantener el servicio, sujetos a deberes de confidencialidad.

Las personas pueden solicitar acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad cuando proceda, así como retirar un consentimiento sin afectar a la licitud del tratamiento anterior.

Si la solicitud se refiere a la web o a un tratamiento propio de CIVIA, puede enviarse a info@civiaia.com, indicando el derecho que desea ejercer y la información necesaria para identificar la solicitud.

Si se refiere a una conversación gestionada para un ayuntamiento, empresa u otra organización cliente, debe dirigirse preferentemente a esa organización o a su delegado de protección de datos. CIVIA colaborará con el responsable para atender la solicitud.

También puede presentarse una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, a través de www.aepd.es.

Cada ayuntamiento u organización cliente debe facilitar, desde el primer contacto y en el mismo canal, una primera capa de información con su identidad, las finalidades, la base jurídica, el modo de ejercer derechos y, cuando exista, los datos de contacto de su delegado de protección de datos.

El aviso específico del canal prevalece en los aspectos propios de ese tratamiento, como la finalidad concreta, los datos obligatorios, los plazos de conservación y los posibles destinatarios.