So berechnen Sie den ROI eines KI-Projekts

So berechnen Sie den ROI eines KI-Projekts

Ihr Team verbringt Stunden damit, Anfragen zu beantworten, Informationen vorzubereiten oder Verkaufschancen nachzuverfolgen. Einen Teil dieser Arbeit zu automatisieren klingt sinnvoll. Vor der Beauftragung stellt sich jedoch die entscheidende Frage: Was müsste sich verbessern, damit sich die Investition lohnt?

Dafür müssen Sie den heutigen Prozess verstehen, sämtliche Kosten der Lösung erfassen und frei werdende Kapazität von tatsächlich eingespartem Geld unterscheiden. Ein attraktiver Prozentsatz hilft wenig, wenn er auf ungeprüften Annahmen beruht.

In diesem Beitrag entwickeln wir eine einfache Berechnung anhand eines hypothetischen Beispiels. Die Zahlen sind weder Preise noch Prognosen oder Kundenergebnisse von CIVIA.

1. Legen Sie Vergleich und Zeitraum fest

Der Return on Investment, kurz ROI, setzt den Nettonutzen einer Investition zu ihren Kosten ins Verhältnis. Eine Definition finden Sie im Finanzglossar von business.gov.au.

Für unsere Analyse verwenden wir:

ROI (%) = [(monetärer Nutzen im Zeitraum − Projektkosten im Zeitraum) / Projektkosten im Zeitraum] × 100.

Vergleichen Sie die Situation mit Projekt mit der Entwicklung ohne Projekt. Verwenden Sie für Kosten und Nutzen denselben Zeithorizont, beispielsweise zwölf Betriebsmonate einschließlich der dafür notwendigen Anfangsinvestition.

Ein prognostizierter ROI beruht auf Annahmen. Ein gemessener ROI nutzt beobachtete Ergebnisse und einen glaubwürdigen Vergleich. Beides ist nicht gleichzusetzen.

2. Messen Sie die heutigen Prozesskosten

Wählen Sie einen konkreten Ablauf: WhatsApp-Anfragen beantworten, Anliegen klassifizieren oder Angebote erstellen. Bei der Priorisierung hilft unser Beitrag zu Geschäftsprozessen, die sich mit KI automatisieren lassen.

Erfassen Sie Fallzahl, menschliche Arbeitszeit pro Fall, Stundensatz und Fehlerhäufigkeit. Trennen Sie Wartezeit von tatsächlicher Arbeitszeit: Zwei Tage bis zur Antwort entsprechen nicht zwangsläufig zwei Arbeitstagen Aufwand.

Berücksichtigen Sie Prüfungen, Weiterleitungen und Korrekturen. Wählen Sie einen repräsentativen Zeitraum und vermerken Sie Kampagnen oder saisonale Spitzen. Nutzen Sie eine einheitliche Kostenbasis: vollständige Personalkosten für die Kapazitätsbewertung, tatsächlich vermeidbare Ausgaben für Einsparungen.

3. Trennen Sie Kapazität, Einsparungen und zusätzliche Erlöse

Frei werdende Kapazität: Stunden, die das Team für andere Aufgaben einsetzen kann. Erklären Sie, wie sie genutzt werden. Auch das australische National AI Centre verknüpft den Wert gewonnener Zeit mit ihrem Einsatz für sinnvolle Arbeit.

Nachprüfbare Einsparungen: Ausgaben, die gegenüber dem Szenario ohne Projekt sinken, etwa bezahlte Überstunden oder nicht mehr benötigte externe Leistungen.

Zusätzlicher Deckungsbeitrag: Verbessert sich die Vertriebsnachverfolgung, berücksichtigen Sie den Deckungsbeitrag der zusätzlich erzielten und dem Projekt zurechenbaren Verkäufe nach Abzug ihrer variablen Kosten; nicht den gesamten Umsatz.

Vermeiden Sie Doppelzählungen. Ermöglichen frei werdende Stunden zusätzliche Verkäufe, addieren Sie deren Personalkostenwert nicht automatisch zum erzielten Deckungsbeitrag. Dokumentieren Sie auch andere mögliche Ursachen: Eine Kampagne oder Preisänderung kann das Ergebnis beeinflussen.

4. Berücksichtigen Sie sämtliche Projektkosten

Trennen Sie Anfangsinvestition und laufende Kosten:

• Einführung: Analyse, Konfiguration, Integrationen, Informationsaufbereitung, Tests, Schulung und interne Arbeitszeit für den Start.
• Betrieb: Lizenzen, Modell- und Nachrichtennutzung, Hosting, Support, Wartung und Inhaltsaktualisierung.
• Aufsicht: menschliche Prüfung, Ausnahmebehandlung, Korrekturen und Störungen.

Ziehen Sie Prüfzeit bereits von der Zeitersparnis ab, dürfen Sie dieselben Kosten nicht nochmals gesondert ansetzen. Planen Sie bei Bedarf eine ausdrückliche Reserve für Unvorhergesehenes ein und prüfen Sie, welche Posten vom Volumen abhängen.

Vergleichen Sie auch mit einer manuellen Prozessverbesserung oder regelbasierter Automatisierung. Unser Beitrag über Fehler bei der KI-Einführung erläutert, warum die vorschnelle Werkzeugwahl zu unnötigen Investitionen führen kann.

5. Hypothetisches Beispiel: Anfragen bearbeiten

Nehmen wir einen Prozess mit folgenden Bedingungen an:

• 2.000 Anfragen im Monat mit jeweils 6 Minuten menschlicher Arbeit: 200 Stunden monatlich.
• Die Automatisierung beseitigt 60 % dieser Arbeit: 120 Stunden brutto.
• Prüfungen und Ausnahmen benötigen 20 Stunden: 100 frei werdende Nettostunden.
• Bei 25 €/Stunde entspräche dies einem Kapazitätswert von 2.500 €/Monat.

Allerdings entfallen durch lediglich 40 dieser 100 Stunden zuvor tatsächlich bezahlte Überstunden mit Gesamtkosten von 25 €/Stunde. Die monetäre Einsparung beträgt 1.000 €/Monat. Die übrigen 60 Stunden verbessern den Service und bleiben außerhalb des monetären ROI dieses Beispiels.

Nehmen wir zusätzlich 6.000 € Anfangsinvestition und 400 €/Monat Betriebskosten an. Die Anfangsinvestition umfasst den Start; die 400 € decken zusätzliche Betriebsausgaben ab. Interne Prüfungen sind bereits bei den Nettostunden abgezogen. Verkäufe oder weitere Vorteile rechnen wir nicht hinzu.

Für zwölf vollständige Betriebsmonate auf dem angenommenen Leistungsniveau:

• Monetärer Nutzen: 1.000 × 12 = 12.000 €.
• Projektkosten: 6.000 + (400 × 12) = 10.800 €.
• Nettonutzen: 12.000 − 10.800 = 1.200 €.
• ROI: (1.200 / 10.800) × 100 = 11,1 %.

Dies ist eine Schätzung unter bestimmten Bedingungen, kein Versprechen. Bei schrittweiser Einführung rechnen Sie jeden Monat einzeln: Setzen Sie ab Vertragsunterzeichnung nicht zwölf Monate mit voller Leistung voraus.

6. Berechnen Sie die Amortisationszeit

Bei konstanten Zahlungsströmen und ohne Abzinsung ergibt sich die einfache Amortisationszeit aus:

Anfangsinvestition / (monatliche Einsparung − monatliche Betriebskosten).

Im Beispiel: 6.000 / (1.000 − 400) = 10 Betriebsmonate. Bei einer Betrachtung ab Projektbeginn kommt die Einführungszeit hinzu.

Ist der monatliche Nettozahlungsstrom null oder negativ, ergibt diese Formel keine Amortisation. Bei mehrjährigen Entscheidungen sollten Sie Zahlungsströme und Kapitalwert ergänzen; der einfache ROI berücksichtigt nicht, wann einzelne Ein- und Auszahlungen erfolgen.

7. Prüfen Sie schwächere Ergebnisse

Bei unveränderten Kosten des Beispiels betrachten wir drei Annahmen für monatliche monetäre Einsparungen, keine Marktvergleichswerte:

• Vorsichtig: 700 €/Monat. Jährlicher Nutzen von 8.400 € und ROI von −22,2 %.
• Basis: 1.000 €/Monat. Jährlicher Nutzen von 12.000 € und ROI von 11,1 %.
• Günstig: 1.300 €/Monat. Jährlicher Nutzen von 15.600 € und ROI von 44,4 %.

Lohnt sich das Projekt nur im günstigen Szenario, überprüfen Sie den Umfang oder testen Sie einen Piloten. Im Beispiel liegt die Gewinnschwelle für das erste Jahr bei 900 €/Monat monetärer Einsparung: 10.800 / 12. Andere Kosten oder Zeiträume verändern diese Schwelle.

8. Machen Sie den Piloten zur belastbaren Grundlage

Vereinbaren Sie vor dem Start einen Ausgangswert, die Verantwortung für die Messung sowie Bedingungen für Erweiterung, Anpassung oder Abbruch.

Vergleichen Sie ähnliche Fälle und gleichwertige Volumina, möglichst mit einer Vergleichsgruppe. Messen Sie tatsächliche Einsparungen, menschliche Arbeitszeit, korrekte Falllösung, Wiedereröffnungen und Weiterleitungen. Eine schnelle Antwort, nach der Kunden erneut Kontakt aufnehmen müssen, kann Arbeit verschieben, statt sie zu beseitigen.

In einer Kommune können auch Verfügbarkeit und Zugänglichkeit öffentlichen Nutzen begründen. Stellen Sie diese anhand eigener Kennzahlen dar, ohne daraus fiktive Haushaltseinsparungen zu machen.

Praktische Checkliste: Diese Daten brauchen Sie vor einer Angebotsanfrage

1. Prozess und Verantwortung: Anfang und Ende des betrachteten Ablaufs.
2. Volumen und Zeitraum: monatliche Fälle und Vergleichsmonate.
3. Ausgangslage: menschliche Minuten pro Fall, Fehler und vermeidbare Ausgaben.
4. Ziel und Grenzen: gewünschte Verbesserung und notwendige menschliche Prüfungen.
5. Erwartete Kosten: Einführung, Betrieb, interne Zeit und Unvorhergesehenes.
6. Getrennte Vorteile: Einsparungen, zusätzlicher Deckungsbeitrag und freie Kapazität.
7. Annahmen: Akzeptanz, automatisierbarer Anteil und Anlaufzeit.
8. Entscheidung: Mindestschwelle, Qualitätskennzahlen und Überprüfungstermin.

Fehlt ein Wert, kennzeichnen Sie ihn als noch zu messen. Ersetzen Sie ihn nicht durch eine optimistische Annahme.

Häufige Fragen

Welchen ROI sollte ich von einem KI-Projekt verlangen?

Es gibt keinen allgemein gültigen Prozentsatz. Er hängt von Risiko, Zeitraum, Alternativen und Organisationszielen ab. Legen Sie das Kriterium vor der Angebotsbewertung fest.

Sind eingesparte Stunden finanzielle Einsparungen?

Sie lassen sich als Kapazität bewerten. Als Ausgabensenkung sollten sie nur gelten, wenn tatsächlich Kosten entfallen.

Kann ich den ROI ohne historische Daten berechnen?

Eine erste Hypothese ist möglich. Bevor daraus eine belastbare Prognose wird, müssen Sie jedoch eine repräsentative Stichprobe des Prozesses messen.

Bedeutet ein positiver ROI, dass ich das Projekt beauftragen sollte?

Nein. Prüfen Sie auch Qualität, Akzeptanz, Abhängigkeiten und die Fähigkeit, den Service dauerhaft zu betreiben. Eine positive Rechnung mit schwachen Annahmen belegt keine Tragfähigkeit.

Lohnt sich die Automatisierung Ihres Prozesses?

Bei CIVIA können wir gemeinsam mit Ihnen Arbeitsvolumen, heutige Kosten und die Bedingungen analysieren, die eine Lösung erfüllen müsste, um die Investition zu rechtfertigen.

Bringen Sie einen konkreten Prozess und Ihre verfügbaren Daten mit. Wir klären, was noch gemessen werden muss und ob ein Pilot sinnvoll ist. Unser Leitfaden zur KI-Einführung im Unternehmen hilft bei der Vorbereitung.

Meinen Prozess mit CIVIA analysieren